Cómo funciona una Oficina Virtual
Telecable
- 2022-03-08
3 min
La transformación digital y la pandemia nos han traído un nuevo modelo de oficina: la oficina virtual. Aunque su función principal es la de siempre, disponer de un espacio con todos los recursos necesarios para que los empleados puedan realizar su trabajo de forma eficiente, el escenario ha cambiado.
Porque ese espacio ya no es únicamente un lugar físico estático con puestos y recursos asignados para cada jornada. Ahora vuestra oficina se encuentra deslocalizada y para que funcione de forma eficaz es necesario disponer de herramientas apropiadas.
Ante este panorama, las soluciones en la nube se han convertido en la opción favorita de las empresas. Sus ventajas son evidentes: facilitan la movilidad, mejoran la comunicación, aumentan la productividad, reducen el consumo de energía y ahorran en papel y espacios físicos. Es decir, gestionáis vuestra empresa de una forma integral con herramientas de primer nivel que os permiten trabajar en la nube desde cualquier dispositivo y lugar.
Ventajas económicas y humanas de una Oficina Virtual
En primer lugar, reduce costes generales y permite ahorrar en gastos de administración, infraestructura o mantenimiento.
Encontrar y habilitar un espacio físico acorde a las características de vuestro negocio es una inversión importante y, además, requiere de cierta estabilidad. Si las necesidades cambian, algo habitual en el entorno actual, siempre será más fácil, rápido y económico adaptarse en un espacio virtual. En este sentido, una oficina virtual puede ser temporal o permanente.
Uno de los principales motivos de esta menor inversión es que optimiza la necesidad de personal sin que la atención al cliente se vea afectada.
Podéis conectaros y desconectaros cuando queráis o necesitéis desde cualquier ubicación y el consumidor siempre percibirá una atención 24 horas. Contáis para ello con una gran variedad de posibilidades y formatos para comunicaros interna y externamente, como chats o mensajería, herramientas para videoconferencia o soluciones para la edición colaborativa de documentos.
El objetivo es que vuestro equipo pueda acceder en tiempo real y siempre que lo necesite a los datos de la empresa y, por supuesto, esté permanentemente interconectado.
El ahorro de costes no es solo para la empresa, también lo es para el personal. Ahorro en desplazamientos, transporte y mejor conciliación de vida laboral y personal propician empleados/as más contentos/as, menos estresados/as y, resultado de todo ello, más eficiente y productivos/as.
Al mismo tiempo, os ofrece la posibilidad de acceder a talento nuevo en otras localizaciones, ya que es posible trabajar a distancia desde cualquier lugar.
El camino hacia una sociedad digital
En cuestión de imagen, una oficina virtual os acerca a los mercados y a los usuarios digitales, que crecen cada día. Las redes sociales o el comercio electrónico juegan un papel esencial en la economía actual y una oficina virtual encaja en esta nueva percepción de la economía en la que tus clientes pueden aparecer en cualquier lugar y a cualquier hora.
Y en el momento en que las distancias geográficas se difuminan, crecen vuestras opciones para adentraros en mercados nuevos, más lejanos, amplios o incluso internacionales.
Sin duda, es una apuesta por el futuro. Los estudios confirman que las empresas que más invierten en innovación y tecnología consiguen atender mejor las necesidades del mercado y de los clientes, lo cual redunda en mayores beneficios.
Entornos seguros y flexibles
Las Oficinas Virtuales aportan seguridad y fiabilidad. Vuestros datos estarán protegidos conforme a los estándares de seguridad y normativas vigentes. Además, estaréis seguros de que vuestros datos no se perderán, ya que estas soluciones incorporan la generación de copias de seguridad o back up. Así que tendréis los datos críticos de vuestro negocio en entornos securizados y deslocalizados.
Las oficinas virtuales son ese espacio en el que disponéis, entre otras, de herramientas ofimáticas, almacenamiento en la nube o soluciones para reuniones online sin necesidad de un costoso espacio físico estándar. Una nueva forma de afrontar vuestra actividad haciendo uso de la tecnología.
En telecable, como sabéis, os acompañamos en los procesos de transformación de vuestra empresa. Ahora, además, somos agentes digitalizadores del Kit Digital.
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